ASUNTO
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Es el primer indicador para determinar la importancia del mensaje. Si el remitente no es suficientemente claro, el asunto debe proveer esta claridad, además de indicar el propósito del mensaje.
Ejemplo:
ASUNTO: Evaluación de Proyecto Final.
ASUNTO: Revisión de calificación.
TEXTO
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Todo mensaje debe tener un texto. Es decir, no se deben aceptar mensajes que solo llevan un anexo o algún dato específico y carentes de estructura. El contenido puede ser breve o extenso pero debe de contener la información necesaria para comprender y dar respuesta al mensaje.
El texto debe tener como estructura mínima:
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Saludo: aunque sea breve, debe dirigirse con respeto.
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Contenido: debe expresar claramente el motivo del mensaje.
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Despedida: una oración final con la que se cierra amablemente la comunicación.
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ORTOGRAFÍA Y REDACCIÓN
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El texto debe estar correctamente escrito. De no ser así, y dependiendo de la gravedad, se debería devolver diciendo que fue ilegible o incomprensible.
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No son aceptables los textos escritos solo en mayúsculas, sin acentos, con escritura fonética o incoherentes. De cualquier manera, si el texto, en general, está bien escrito pero se detecta una falta grave hay que hacerla notar.
Lineamientos en correos electrónicos.
Los mensajes de correos electrónicos son textos que ayudan a mejorar la redacción, por ello, los profesores desde el principio deben exigir que se cumplan con los requisitos mínimos.